PRIVACYBELEID YOYO TOUR VZW

Versie 2.1
Datum van inwerkingtreding: 1 augustus 2026
Laatst bijgewerkt: 8 augustus 2026

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door YOYO TOUR vzw in verband met:

• de website www.yoyotour.be;
• ticketbestellingen en betalingen;
• het evenement YOYO TOUR op 30 augustus 2026;
• toekomstige edities en activiteiten;
• communicatie via e-mail, telefoon, WhatsApp en sociale media;
• foto- en videomateriaal;
• vragen, klachten en andere contacten met de organisatie.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

YOYO TOUR vzw
Ondernemingsnummer: 1040.254.922
Btw-nummer: BE 1040.254.922
E-mail: yoyotourbenelux@gmail.com
Telefoon: +32 465 74 59 25
Website: www.yoyotour.be

Hierna genoemd: “YOYO TOUR”, “wij”, “ons” of “de organisatie”.

YOYO TOUR bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen persoonsgegevens worden verwerkt en is daarom verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna de “AVG”.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens van onder meer:

• bezoekers van onze website;
• hoofdkopers van tickets;
• bestuurders;
• passagiers;
• ouders of voogden van minderjarige deelnemers;
• personen die contact met ons opnemen;
• deelnemers aan WhatsApp-kanalen of andere deelnemersgroepen;
• personen die op foto- of videobeelden voorkomen;
• leveranciers, sponsors, partners en contactpersonen;
• personen die zich aanmelden voor toekomstige communicatie.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met YOYO TOUR kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

3.1. Identificatiegegevens

• voornaam;
• achternaam;
• eventueel geboortedatum of leeftijd;
• bestel- of deelnemersnummer;
• hoedanigheid als hoofdkoper, bestuurder, passagier, ouder of voogd.

Wij vragen alleen een geboortedatum wanneer dat noodzakelijk is om leeftijdsvoorwaarden, deelnamevoorwaarden of de geldigheid van een inschrijving te controleren.

3.2. Contactgegevens

• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens wanneer noodzakelijk voor facturatie, wettelijke administratie of terugbetaling;
• WhatsApp-nummer;
• voorkeur voor een bepaald communicatiekanaal.

3.3. Voertuiggegevens

• merk;
• model;
• voertuigtype;
• nummerplaat;
• eventueel bouwjaar;
• eventueel foto’s van het voertuig;
• informatie die noodzakelijk is om te beoordelen of het voertuig binnen de toegelaten categorieën valt.

YOYO TOUR verwerkt geen informatie over technische gebreken of verzekeringsdossiers, tenzij dit noodzakelijk is voor een incident, klacht of geschil.

3.4. Registratie- en ticketgegevens

• datum en tijdstip van bestelling;
• gekozen ticketwave;
• aantal geregistreerde personen;
• naam van bestuurder en passagiers;
• gekozen broodjes;
• gekozen extra’s;
• aanvaarding van voorwaarden;
• betaalstatus;
• bestelreferentie;
• toegepaste korting;
• bedrag en btw-informatie;
• eventuele wijziging, overdracht, annulering of terugbetaling.

3.5. Betaalgegevens

Betalingen worden verwerkt via Mollie B.V. of Whop, Inc. De gebruikte betaaldienstverlener hangt af van de beschikbare ticketwave. YOYO TOUR deelt voor het opzetten en controleren van de betaling het bedrag, de valuta, de bestelreferentie en een technische boekingsreferentie met de gekozen betaaldienstverlener. Betaal- en facturatiegegevens worden rechtstreeks in de beveiligde betaalomgeving van die dienstverlener ingevoerd.

YOYO TOUR ontvangt doorgaans:

• betaalstatus;
• betaald bedrag;
• betaalmethode;
• transactiereferentie;
• datum en tijdstip van betaling;
• naam van de betaler;
• beperkte rekening- of transactiegegevens wanneer die noodzakelijk zijn voor identificatie, terugbetaling of administratie.

YOYO TOUR ontvangt of bewaart in beginsel geen volledige kredietkaartgegevens, beveiligingscodes of onlinebankingwachtwoorden.

Bij betalingen verwerken Mollie en Whop zelf persoonsgegevens voor betaalverwerking, beveiliging, fraudepreventie en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Zij verwerken deze gegevens volgens hun eigen privacyverklaringen. Voor zover zij zelf de doeleinden en middelen bepalen, treden zij op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken en zijn zij afzonderlijk van YOYO TOUR verantwoordelijk.

3.6. Voedingskeuzes en allergeneninformatie

Wij verwerken:

• gekozen type broodje;
• aantal broodjes;
• vrijwillig meegedeelde allergieën of intoleranties wanneer dit noodzakelijk is om een vraag te behandelen.

Wij vragen deelnemers om geen uitgebreide medische informatie te verstrekken.

Informatie over een allergie of gezondheid kan een gevoeliger karakter hebben. Daarom verwerken wij dergelijke informatie alleen wanneer:

• de deelnemer deze vrijwillig verstrekt;
• de verwerking noodzakelijk is om de vraag te behandelen;
• de deelnemer uitdrukkelijk instemt met die verwerking waar dit wettelijk vereist is.

YOYO TOUR kan niet garanderen dat de catering volledig vrij is van allergenen, kruisbesmetting of sporen van bepaalde ingrediënten. De verwerking van allergeneninformatie vervangt niet de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer om de beschikbare productinformatie te controleren.

3.7. Nood- en incidentgegevens

Wanneer noodzakelijk kunnen wij verwerken:

• naam en contactgegevens van een noodcontact;
• informatie over een ongeval, incident of schadegeval;
• verklaringen van betrokkenen of getuigen;
• foto’s of video’s van een incident;
• kenteken- en voertuiggegevens;
• correspondentie met verzekeraars, hulpdiensten, eigenaars of autoriteiten;
• strikt noodzakelijke informatie over letsel of gezondheid.

Gezondheidsinformatie wordt uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grond bestaat, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming, bescherming van vitale belangen, behandeling van een rechtsvordering of een andere toepasselijke uitzondering.

3.8. Communicatiegegevens

Wij kunnen bewaren:

• e-mails;
• WhatsApp-berichten;
• contactformulierberichten;
• telefonische notities;
• klachten;
• vragen;
• antwoorden;
• praktische afspraken;
• communicatie via sociale media.

3.9. Foto- en videomateriaal

Tijdens het evenement kunnen foto’s en video’s worden gemaakt van:

• voertuigen;
• bestuurders;
• passagiers;
• bezoekers;
• start- en eindlocaties;
• routebeelden;
• groepsmomenten;
• algemene sfeer;
• de gezamenlijke afsluiter;
• sponsors, partners en medewerkers.

Ook een foto van een voertuig kan een persoonsgegeven worden wanneer een persoon via de nummerplaat, context of andere kenmerken identificeerbaar is.

3.10. Website- en technische gegevens

Bij gebruik van de website kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• datum en tijdstip van bezoek;
• browsertype;
• apparaattype;
• besturingssysteem;
• geraadpleegde pagina’s;
• foutmeldingen;
• beveiligingslogs;
• sessiegegevens;
• cookievoorkeuren;
• technische gegevens die nodig zijn om de website, bestelling of betaling te laten functioneren.

Wij gebruiken bij de start van dit privacybeleid geen advertentiepixels of marketingtracking, tenzij dit later duidelijk wordt meegedeeld en, waar vereist, voorafgaande toestemming wordt gevraagd.

3.11. Sociale-mediagegevens

Wanneer u communiceert via Instagram, Facebook, TikTok of een ander sociaal platform kunnen wij verwerken:

• accountnaam;
• openbaar profiel;
• inhoud van berichten en reacties;
• datum en tijdstip van communicatie;
• informatie die u zelf met ons deelt.

De betrokken sociale-mediaplatforms verwerken daarnaast zelf persoonsgegevens volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van u bij een bestelling;
• via een hoofdkoper die passagiers registreert;
• via een ouder of voogd;
• via e-mail, telefoon of WhatsApp;
• via onze website;
• via Mollie of Whop;
• via fotografen, leveranciers of partners;
• via een officiële melding over een incident;
• via openbare sociale-mediaprofielen wanneer u met ons communiceert;
• via bevoegde autoriteiten wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Wanneer een hoofdkoper gegevens van passagiers invult, moet hij die personen hierover informeren en ervoor zorgen dat de meegedeelde gegevens correct zijn.

Wij vragen de hoofdkoper niet om namens andere volwassenen toestemming te geven voor verwerkingen waarvoor persoonlijke toestemming van die volwassenen vereist is.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

5.1. Ticketverkoop en uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken gegevens om:

• bestellingen te registreren;
• deelnemers en voertuigen in te schrijven;
• betalingen te controleren;
• tickets te beheren;
• broodjes en water te voorzien;
• passagiers en extra’s te verwerken;
• bestelbevestigingen te sturen;
• wijzigingen en overdrachten te behandelen;
• terugbetalingen uit te voeren;
• praktische informatie en het roadbook te bezorgen;
• deelnemers toegang te geven tot het evenement.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst of maatregelen op verzoek van de betrokkene vóór het sluiten van de overeenkomst.

Persoonsgegevens mogen op deze rechtsgrond alleen worden verwerkt wanneer ze objectief noodzakelijk zijn om de gevraagde overeenkomst uit te voeren.

5.2. Organisatie en veiligheid van het evenement

Wij verwerken gegevens om:

• deelnemerslijsten op te stellen;
• capaciteit te bewaken;
• bestuurders en voertuigen te identificeren;
• instructies te bezorgen;
• incidenten te behandelen;
• misbruik of fraude te voorkomen;
• toegang te controleren;
• schade of klachten te onderzoeken;
• de veiligheid van deelnemers, vrijwilligers en derden te ondersteunen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting of bescherming van vitale belangen, afhankelijk van de concrete situatie.

Ons gerechtvaardigd belang bestaat onder meer uit het veilig en ordelijk organiseren van het evenement, het voorkomen van misbruik en het verdedigen van onze rechten. Een beroep op gerechtvaardigd belang vereist steeds een afweging met de rechten en vrijheden van betrokkenen.

5.3. Betalingen, boekhouding en fiscaliteit

Wij verwerken gegevens om:

• betalingen te ontvangen en controleren;
• terugbetalingen te verwerken;
• financiële administratie bij te houden;
• facturen of betalingsbewijzen op te stellen;
• fiscale en boekhoudkundige verplichtingen na te leven;
• fraude en ongeoorloofde terugboekingen te onderzoeken.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.

5.4. Communicatie met deelnemers

Wij verwerken gegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• praktische updates te versturen;
• startlocatie en timing mee te delen;
• wijzigingen bekend te maken;
• het roadbook te bezorgen;
• deelnemers te bereiken bij een incident;
• klachten te behandelen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

5.5. WhatsApp-communicatie

WhatsApp kan worden gebruikt voor:

• praktische deelnemersinformatie;
• route-updates;
• verspreiding van het roadbook;
• dringende wijzigingen;
• communicatie op de dag van het evenement.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Waar praktisch mogelijk gebruikt YOYO TOUR een verzendlijst, community of andere opzet die vermijdt dat deelnemers onnodig elkaars telefoonnummers zien.

Deelnemers moeten er rekening mee houden dat WhatsApp een externe dienst van Meta is en persoonsgegevens volgens eigen voorwaarden kan verwerken. Wie WhatsApp niet kan of wil gebruiken, kan vóór het evenement contact opnemen om te vragen of essentiële informatie ook via e-mail kan worden ontvangen.

5.6. Algemene foto’s en sfeerbeelden

Niet-gerichte sfeerbeelden waarop personen slechts bijkomstig voorkomen, kunnen worden gemaakt en gebruikt voor:

• verslaggeving over het evenement;
• het delen van algemene sfeer;
• sociale media;
• de website;
• promotie van toekomstige YOYO TOUR-edities;
• archivering van de activiteiten van de vzw.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan de rechten en redelijke verwachtingen van de afgebeelde personen.

Voor niet-gerichte sfeerbeelden kan vooraf informeren in bepaalde omstandigheden volstaan. Gerichte beelden waarop iemand centraal en herkenbaar wordt afgebeeld, vereisen een afzonderlijkere beoordeling en vaak toestemming.

5.7. Gerichte portretten en commerciële beelden

Voor gerichte portretten, individuele interviews of beelden waarop een deelnemer het centrale onderwerp vormt en die voor uitgesproken promotionele doeleinden worden gebruikt, vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Toestemming:

• is vrijwillig;
• is specifiek;
• kan worden geweigerd zonder verlies van het recht om aan het evenement deel te nemen;
• kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.

Toestemming om een foto te maken is niet automatisch toestemming om deze te publiceren. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit raadt bij gerichte beelden een duidelijke, bij voorkeur schriftelijke toestemming aan waarin doel en wijze van verspreiding worden uitgelegd.

5.8. Nieuwsbrieven en toekomstige evenementen

Wij sturen marketingberichten over toekomstige evenementen alleen wanneer:

• u daarvoor toestemming heeft gegeven; of
• een andere wettelijke basis dit uitdrukkelijk toestaat.

Een toestemming voor marketing staat los van de ticketbestelling en is niet verplicht om deel te nemen.

U kunt zich op ieder moment kosteloos uitschrijven.

Rechtsgrond: toestemming of, uitsluitend waar wettelijk toegestaan, gerechtvaardigd belang.

5.9. Juridische geschillen en verdediging

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor:

• bewijsvoering;
• verzekeringsdossiers;
• invordering;
• behandeling van klachten;
• instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen;
• samenwerking met juridisch adviseurs en bevoegde autoriteiten.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en, voor eventuele bijzondere gegevens, de toepasselijke uitzondering voor rechtsvorderingen.

6. Welke gegevens zijn verplicht?

Gegevens die in het bestelformulier als verplicht zijn aangeduid, zijn noodzakelijk om:

• de bestelling uit te voeren;
• het voertuig en de deelnemers te registreren;
• de betaling te verwerken;
• de praktische organisatie mogelijk te maken;
• de overeenkomst na te komen.

Wanneer verplichte gegevens niet worden verstrekt, kan YOYO TOUR mogelijk:

• geen bestelling aanmaken;
• de betaling niet koppelen;
• geen deelname bevestigen;
• geen roadbook versturen;
• deelname weigeren.

Niet-verplichte gegevens worden als optioneel aangeduid.

7. Worden persoonsgegevens verkocht?

Nee. YOYO TOUR verkoopt geen persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor:

• organisatie van het evenement;
• ticket- en betaalverwerking;
• communicatie;
• catering;
• fotografie;
• websitehosting;
• veiligheid;
• juridische verplichtingen;
• behandeling van een klacht of incident.

Het feit dat gegevens met een noodzakelijke dienstverlener worden gedeeld, betekent niet dat ze worden verkocht.

8. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met onderstaande ontvangers.

8.1. Mollie, Whop en financiële partijen

Met:

• Mollie B.V. en Whop, Inc.;
• banken;
• kaartmaatschappijen;
• betaalnetwerken;
• fraudepreventiediensten;
• financiële toezichthouders.

Dit gebeurt voor betaalverwerking, terugbetaling, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

Mollie en Whop verwerken persoonsgegevens voor hun normale betaaldiensten volgens hun eigen privacyverklaringen. Voor zover zij daarbij zelf de doeleinden en middelen bepalen, treden zij op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken. Meer informatie over Whop staat op whop.com/privacy/.

8.2. Hosting- en IT-dienstverleners

Met partijen die instaan voor:

• hosting;
• websitebeheer;
• databaseopslag;
• e-mailbezorging;
• technische beveiliging;
• back-ups;
• onderhoud;
• ticket- en bestelsystemen.

YOYO TOUR geeft deze partijen alleen toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun opdracht.

8.3. WhatsApp en Meta

Wanneer WhatsApp wordt gebruikt, kunnen het telefoonnummer, accountinformatie, technische gegevens en communicatiegegevens worden verwerkt door WhatsApp en verbonden ondernemingen volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

Plaats geen gevoelige of vertrouwelijke informatie in een groepschat tenzij dit noodzakelijk is.

8.4. Fotografen en videografen

Fotografen en videografen kunnen toegang krijgen tot:

• deelnemersomgeving;
• voertuigen;
• start- of voertuigidentificatie;
• foto- en videomateriaal;
• contactinformatie wanneer dit noodzakelijk is voor levering van een besteld fotopakket.

Fotografen mogen de beelden niet voor eigen niet-afgesproken doeleinden gebruiken wanneer zij uitsluitend in opdracht van YOYO TOUR handelen.

8.5. Cateraars en leveranciers

Cateraars kunnen noodzakelijke informatie ontvangen over:

• aantallen;
• broodjeskeuzes;
• vrijwillig meegedeelde allergeneninformatie;
• praktische leveringsgegevens.

Waar mogelijk delen wij voedingskeuzes zonder onnodige identificatiegegevens.

8.6. Organisatoren, medewerkers en vrijwilligers

Bestuurders van de vzw, medewerkers en vrijwilligers krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor hun taak.

Zij moeten vertrouwelijk met de gegevens omgaan.

8.7. Locatiehouders, sponsors en partners

Sponsors ontvangen niet automatisch deelnemerslijsten of contactgegevens.

Gegevens worden alleen met een sponsor, locatiehouder of partner gedeeld wanneer:

• dit noodzakelijk is voor een concrete dienst;
• de betrokkene daarover werd geïnformeerd;
• een geldige rechtsgrond bestaat.

Een sponsorlogo op de website betekent niet dat persoonsgegevens met die sponsor worden gedeeld.

8.8. Professionele adviseurs en verzekeraars

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• verzekeraars;
• makelaars;
• advocaten;
• accountants;
• boekhouders;
• gerechtsdeurwaarders;
• andere professionele adviseurs,

wanneer dit noodzakelijk is voor hun opdracht.

8.9. Overheden en hulpdiensten

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• politie;
• brandweer;
• medische hulpdiensten;
• gemeenten;
• fiscale diensten;
• rechtbanken;
• toezichthouders;
• andere bevoegde instanties,

wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor veiligheid, incidentbehandeling of rechtsvorderingen.

9. Verwerkers en zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken

Sommige dienstverleners verwerken persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies. Zij zijn dan verwerker. Waar vereist sluiten wij met hen een verwerkersovereenkomst.

Andere partijen bepalen zelf waarom en hoe zij gegevens verwerken. Zij zijn dan een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Dat kan bijvoorbeeld gelden voor Mollie en Whop bij hun normale betaaldiensten. Mollie, Whop en YOYO TOUR moeten voor hun eigen verwerkingen ieder afzonderlijk aan hun AVG-verplichtingen voldoen.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners, sociale-mediaplatforms of technische leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer YOYO TOUR zelf verantwoordelijk is voor een dergelijke doorgifte, gebruiken wij waar vereist een wettelijk erkend mechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• standaardcontractbepalingen;
• aanvullende beschermingsmaatregelen;
• een andere wettelijk toegestane uitzondering.

Externe partijen zoals Mollie, Whop, WhatsApp, Meta, Instagram, Facebook en TikTok kunnen daarnaast zelf internationale doorgiften uitvoeren volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

Whop is gevestigd in de Verenigde Staten en vermeldt dat het voor doorgiften vanuit de Europese Economische Ruimte naar landen zonder passend beschermingsniveau passende waarborgen gebruikt, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Meer informatie staat op whop.com/privacy/. Mollie vermeldt eveneens dat passende overdrachtsmechanismen kunnen worden gebruikt.

11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor een geschil.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen.

11.1. Voltooide bestellingen en deelnemersgegevens

Naam, contactgegevens, bestelling, geregistreerde personen en communicatie:

maximaal 24 maanden na het evenement, tenzij langere bewaring nodig is voor boekhouding, klachten, incidenten of rechtsvorderingen.

11.2. Nummerplaat en gewone voertuiggegevens

Maximaal 12 maanden na het evenement, tenzij:

• een incident heeft plaatsgevonden;
• een klacht of geschil loopt;
• langere bewaring wettelijk noodzakelijk is.

11.3. Niet-voltooide bestellingen

Onbetaalde of afgebroken bestellingen:

maximaal 3 maanden, tenzij gegevens noodzakelijk zijn voor beveiliging, fraudepreventie of een betalingsgeschil.

11.4. Betalings- en boekhoudgegevens

Facturen, betaalbewijzen en boekhoudkundige stukken worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste fiscale en boekhoudkundige termijn.

Op het moment van dit beleid kan voor bepaalde Belgische boekhoudkundige en fiscale documenten een bewaartermijn van tien jaar gelden. Wij volgen steeds de op dat moment toepasselijke wettelijke termijn.

11.5. WhatsApp-kanalen en deelnemersgroepen

Een specifiek deelnemerskanaal of specifieke groep wordt in beginsel binnen drie maanden na het evenement gesloten of verwijderd, tenzij het kanaal met duidelijke toestemming wordt voortgezet voor toekomstige communitycommunicatie.

Essentiële organisatorische berichten kunnen afzonderlijk worden bewaard wanneer dit nodig is als bewijs van communicatie.

11.6. Allergenen- en gezondheidsinformatie

Vrijwillig verstrekte allergenen- of gezondheidsinformatie wordt in beginsel verwijderd binnen 30 dagen na het evenement.

Wanneer zich een incident voordoet, kunnen relevante gegevens langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor verzekeringen, onderzoek, klachten of rechtsvorderingen.

11.7. Noodcontacten

Noodcontactgegevens worden in beginsel verwijderd binnen 30 dagen na het evenement, tenzij zij relevant zijn voor een incident.

11.8. Klachten en incidentdossiers

Gegevens over klachten, schade, incidenten of geschillen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor:

• behandeling van het dossier;
• verzekering;
• bewijsvoering;
• wettelijke verjaringstermijnen;
• instelling of verdediging van rechtsvorderingen.

11.9. Algemene sfeerbeelden

Algemene sfeerbeelden kunnen gedurende maximaal vijf jaar worden bewaard en gebruikt voor verslaggeving, archief en promotie.

Voor afloop van die termijn kan YOYO TOUR beoordelen of bepaalde beelden:

• nog relevant zijn;
• moeten worden verwijderd;
• langer als historisch verenigingsarchief mogen worden bewaard.

11.10. Gepubliceerde sociale-mediabeelden

Beelden die rechtmatig op sociale media zijn gepubliceerd, kunnen online blijven zolang de publicatie relevant is.

Bij een geldig verwijderings- of bezwaarverzoek beoordeelt YOYO TOUR of verwijdering mogelijk en wettelijk vereist is.

Wij kunnen niet garanderen dat reeds door derden gedownloade, gedeelde of opnieuw gepubliceerde kopieën overal kunnen worden verwijderd.

11.11. Toestemmingsbewijzen

Bewijs van toestemming en intrekking kan worden bewaard zolang dat noodzakelijk is om aan te tonen dat een verwerking rechtmatig gebeurde.

11.12. Technische logs

Beveiligings- en serverlogs worden in beginsel maximaal zes maanden bewaard, tenzij een langere termijn noodzakelijk is voor onderzoek naar fraude, misbruik of een beveiligingsincident.

11.13. Marketinggegevens

Marketinggegevens worden bewaard tot:

• u uw toestemming intrekt;
• u zich uitschrijft;
• het kanaal langdurig niet meer wordt gebruikt;
• verdere verwerking niet langer noodzakelijk of proportioneel is.

Een uitschrijvingsregistratie kan beperkt worden bewaard om te voorkomen dat u opnieuw ongevraagd wordt gecontacteerd.

12. Foto’s en het recht op afbeelding

12.1. Onderscheid tussen sfeerbeelden en gerichte beelden

YOYO TOUR maakt onderscheid tussen:

Niet-gerichte sfeerbeelden

Beelden die een algemeen overzicht geven van:

• het evenement;
• een groep voertuigen;
• publiek;
• de route;
• een algemene activiteit,

zonder dat één specifieke persoon het centrale onderwerp vormt.

Gerichte beelden

Beelden waarop één of meer personen:

• bewust centraal staan;
• herkenbaar worden uitgelicht;
• poseren;
• worden geïnterviewd;
• voor een specifieke promotiecampagne worden gebruikt.

De GBA benadrukt dat het maken van een beeld en het publiceren ervan afzonderlijke handelingen zijn. Toestemming voor de ene handeling betekent dus niet automatisch toestemming voor de andere.

12.2. Informatie vooraf

Via:

• dit privacybeleid;
• de website;
• het inschrijfformulier;
• praktische communicatie;
• signalisatie op het evenement,

worden deelnemers geïnformeerd dat foto’s en video’s kunnen worden gemaakt.

12.3. Bezwaar tegen herkenbare beelden

Wie niet herkenbaar op algemene sfeerbeelden wil voorkomen, kan dit:

• vooraf via e-mail melden;
• bij aankomst aan de organisatie melden;
• tijdens het evenement aan de fotograaf of organisatie aangeven.

YOYO TOUR levert redelijke inspanningen om met het bezwaar rekening te houden, bijvoorbeeld via instructies aan fotografen of een herkenbaar systeem ter plaatse.

Wij kunnen niet absoluut garanderen dat iemand nooit toevallig op een ver algemeen groeps- of sfeerbeeld voorkomt.

12.4. Intrekken van toestemming

Wanneer publicatie is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.

De intrekking:

• heeft geen terugwerkende kracht;
• maakt eerder rechtmatig gebruik niet automatisch onrechtmatig;
• kan niet garanderen dat reeds door derden gedeelde kopieën worden verwijderd.

12.5. Minderjarigen

Voor gerichte of promotionele beelden van minderjarigen wordt toestemming gevraagd van de ouder of wettelijke voogd wanneer dit wettelijk vereist is.

Afhankelijk van leeftijd en onderscheidingsvermogen kan ook rekening worden gehouden met de mening of toestemming van de minderjarige zelf. De GBA maakt bij minderjarigen een onderscheid op basis van hun vermogen om de gevolgen van beeldgebruik te begrijpen.

12.6. Voertuigfoto’s

Foto’s waarop uitsluitend een voertuig staat, vallen niet altijd onder de regels voor persoonsgegevens. Dat kan anders zijn wanneer:

• een nummerplaat zichtbaar is;
• de eigenaar eenvoudig identificeerbaar is;
• personen herkenbaar in of naast het voertuig staan;
• contextinformatie identificatie mogelijk maakt.

Nummerplaten kunnen vóór publicatie worden vervaagd wanneer dit redelijk en noodzakelijk is.

12.7. Professionele fotopakketten

Wanneer afzonderlijke fotopakketten worden verkocht, worden persoonsgegevens gebruikt om:

• het voertuig te identificeren;
• beelden te selecteren;
• de bestanden te leveren;
• vragen of terugbetalingen te behandelen.

De voorwaarden van het betrokken fotopakket worden afzonderlijk meegedeeld.

13. Minderjarigen

YOYO TOUR verwerkt gegevens van minderjarigen alleen wanneer dit noodzakelijk is voor deelname, veiligheid of wettelijke verplichtingen.

De hoofdkoper of begeleidende volwassene moet:

• correcte gegevens verstrekken;
• de minderjarige informeren op een begrijpelijke manier;
• de vereiste ouderlijke toestemming verkrijgen;
• toezicht houden tijdens het evenement.

Gegevens van minderjarigen worden niet gebruikt voor afzonderlijke direct marketing zonder de wettelijk vereiste toestemming.

Bij de belangenafweging voor gerechtvaardigd belang wordt extra gewicht toegekend aan de rechten en belangen van kinderen.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

De website kan gebruikmaken van:

• strikt noodzakelijke cookies;
• sessiecookies;
• beveiligingscookies;
• cookies voor winkelmandje of checkout;
• cookies om cookievoorkeuren te onthouden;
• technisch noodzakelijke lokale opslag.

Voor strikt noodzakelijke technische of functionele cookies is geen voorafgaande toestemming nodig wanneer zij noodzakelijk zijn voor communicatie of een uitdrukkelijk gevraagde dienst, zoals een winkelmandje of beveiligde betaling. Voor niet-noodzakelijke cookies is in beginsel wel voorafgaande geldige toestemming vereist.

YOYO TOUR gebruikt bij inwerkingtreding van dit beleid geen:

• Google Analytics;
• Meta Pixel;
• TikTok Pixel;
• gepersonaliseerde advertentietracking,

tenzij dit later wordt gewijzigd.

Wanneer later analytische of marketingcookies worden toegevoegd:

• wordt dit privacybeleid aangepast;
• wordt het cookiebeleid bijgewerkt;
• wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd;
• moet weigeren even eenvoudig zijn als accepteren.

Meer informatie staat in het afzonderlijke Cookiebeleid.

15. Beveiliging van persoonsgegevens

YOYO TOUR neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• ongeoorloofde toegang;
• misbruik;
• wijziging;
• vernietiging;
• ongewenste openbaarmaking.

Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• beveiligde verbindingen via HTTPS;
• toegangsbeperkingen;
• sterke wachtwoorden;
• tweestapsverificatie waar beschikbaar;
• beperkte gebruikersrechten;
• beveiligde opslag;
• back-ups;
• software-updates;
• logging;
• geheimhoudingsafspraken;
• beperkte toegang voor medewerkers;
• regelmatige verwijdering van gegevens die niet meer nodig zijn.

De AVG verplicht organisaties passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen die aansluiten bij het risico. Absolute beveiliging kan echter nooit worden gegarandeerd.

16. Datalekken

Wanneer persoonsgegevens:

• verloren gaan;
• per ongeluk aan de verkeerde persoon worden verzonden;
• ongeoorloofd toegankelijk worden;
• worden gestolen;
• door een beveiligingsincident worden getroffen,

onderzoekt YOYO TOUR het incident.

Wanneer wettelijk vereist:

• wordt het incident gemeld aan de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• worden betrokken personen geïnformeerd;
• worden maatregelen genomen om schade te beperken;
• wordt het incident intern gedocumenteerd.

Een deelnemer die een mogelijk datalek vaststelt, wordt gevraagd onmiddellijk contact op te nemen via yoyotourbenelux@gmail.com.

17. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

YOYO TOUR neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking of profilering.

Technische systemen kunnen wel automatisch:

• een betaalstatus verwerken;
• een bestelling bevestigen;
• beschikbare ticketvoorraad verminderen;
• een ticketwave aanpassen;
• een fraudewaarschuwing genereren;
• een automatische bevestigingsmail sturen.

Bij een betwisting kan een menselijke beoordeling worden gevraagd.

18. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking en toepasselijke wettelijke voorwaarden heeft u de volgende rechten.

18.1. Recht op informatie

U heeft recht op duidelijke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens.

18.2. Recht op inzage

U kunt vragen:

• of wij persoonsgegevens over u verwerken;
• welke gegevens dit zijn;
• waarvoor ze worden gebruikt;
• met wie ze worden gedeeld;
• hoe lang ze worden bewaard;
• een kopie van uw persoonsgegevens.

Het recht op inzage omvat onder meer informatie over doeleinden, categorieën, ontvangers, bewaartermijnen en uw overige rechten.

18.3. Recht op verbetering

U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige gegevens laten aanvullen.

18.4. Recht op gegevenswissing

U kunt in bepaalde gevallen vragen persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer:

• ze niet langer noodzakelijk zijn;
• toestemming wordt ingetrokken en geen andere rechtsgrond bestaat;
• de verwerking onrechtmatig is;
• een geldig bezwaar wordt aanvaard.

Het recht op verwijdering is niet absoluut. Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden behouden voor wettelijke administratie, bewijsvoering of rechtsvorderingen.

18.5. Recht op beperking

U kunt in bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld tijdens onderzoek naar de juistheid van gegevens of een bezwaar.

18.6. Recht op overdraagbaarheid

Voor verwerkingen die gebaseerd zijn op toestemming of overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvinden, kunt u onder bepaalde voorwaarden vragen uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

18.7. Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die gebaseerd is op gerechtvaardigd belang.

Wij stoppen die verwerking tenzij:

• dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan die zwaarder wegen;
• de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering;
• een andere wettelijke uitzondering geldt.

Tegen direct marketing kunt u altijd kosteloos bezwaar maken.

18.8. Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.

De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

18.9. Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om onder de wettelijke voorwaarden niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen.

19. Hoe oefent u uw rechten uit?

Stuur uw verzoek naar:

yoyotourbenelux@gmail.com

Vermeld bij voorkeur:

• uw volledige naam;
• het e-mailadres waarmee u bestelde;
• eventueel uw bestelnummer;
• welk recht u wilt uitoefenen;
• op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te controleren.

Stuur niet automatisch een volledige kopie van uw identiteitskaart. Wanneer identificatie noodzakelijk is, vragen wij alleen informatie die proportioneel is aan het risico.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan die termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt dan binnen de eerste maand over de verlenging geïnformeerd.

Een verzoek is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan YOYO TOUR, voor zover wettelijk toegestaan:

• een redelijke vergoeding vragen;
• het verzoek gemotiveerd weigeren.

20. Recht om klacht in te dienen

Wanneer u meent dat YOYO TOUR uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij de situatie kunnen onderzoeken.

U behoudt steeds het recht om een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Het indienen van een klacht doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden.

Deze informatie moedigt klachten niet aan; zij informeert betrokkenen over een wettelijk recht dat ook zonder vermelding in dit beleid blijft bestaan.

21. Functionaris voor gegevensbescherming

YOYO TOUR heeft momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

Op basis van de huidige omvang en aard van de activiteiten gaan wij ervan uit dat dit niet verplicht is.

Privacyvragen kunnen rechtstreeks worden gericht aan:

yoyotourbenelux@gmail.com

Wanneer de activiteiten of wettelijke verplichtingen wijzigen, wordt opnieuw beoordeeld of een functionaris voor gegevensbescherming nodig is.

22. Links naar externe websites en platformen

De website kan links bevatten naar:

• Mollie en Whop;
• Instagram;
• Facebook;
• TikTok;
• WhatsApp;
• sponsors;
• partners;
• andere externe websites.

YOYO TOUR is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de beveiliging van externe websites.

Wij raden aan hun privacybeleid te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

23. Wijzigingen aan dit privacybeleid

YOYO TOUR kan dit privacybeleid aanpassen wanneer dat nodig is door:

• wijzigingen in het evenement;
• nieuwe dienstverleners;
• technische veranderingen;
• nieuwe verwerkingen;
• gewijzigde wetgeving;
• opmerkingen van toezichthouders;
• verbeteringen in onze werkwijze.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.yoyotour.be.

Bij belangrijke wijzigingen die wezenlijke gevolgen hebben voor reeds geregistreerde deelnemers, informeren wij hen via een passend kanaal.

De versie en datum bovenaan maken duidelijk welke tekst van toepassing is.

24. Contact

Voor vragen, opmerkingen of privacyverzoeken:

YOYO TOUR vzw
Ondernemingsnummer: 1040.254.922
Btw-nummer: BE 1040.254.922
E-mail: yoyotourbenelux@gmail.com
Telefoon: +32 465 74 59 25
Website: www.yoyotour.be